企業內部採購流程：從需求到簽約的標準化流程 – 上市公司實務指南
在上市公司中，一套完善的企業內部採購流程:從需求到簽約的標準化流程至關重要。它不僅關乎成本控制，更直接影響合規性與營運效率。本文旨在提供一份實務指南，涵蓋需求申請、供應商篩選、比價議價、合約簽訂等關鍵環節，助您建立高效、透明、合規的採購體系。
一個標準化的採購流程始於明確的需求申請，這需要各部門詳述所需物品或服務的規格、數量、預算等資訊。接下來，透過多管道篩選潛在供應商，進行資質審查和技術評估。比價階段，則需廣邀合格供應商報價，分析其合理性和競爭力。最終，透過商務談判敲定合約條款，經法務部門審批後正式簽訂。
身為專家，我建議企業在供應商篩選階段建立完善的供應商評估體系，納入績效考覈機制，確保供應鏈的穩定與可靠。此外，上市公司應特別注意合規性管理，確保採購流程符合相關法規和內部控制要求。如同辦公樓宇消防水系統的12項安全規範，採購流程的每個環節都必須嚴謹把關，防範風險。
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這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 強化供應商管理，建立AVL名錄： 建立詳細的合格供應商名錄 (AVL)，透過多管道尋找潛在供應商，進行資質、信譽、技術和商務能力評估，實地考察及樣品測試，並進行綜合評估，從源頭確保供應鏈的穩定與可靠。
- 建立供應商評估體系，考量QCDSR因素： 建立科學的供應商評估體系，客觀評估供應商的品質、成本、交期、服務及風險 (Quality, Cost, Delivery, Service, Risk)，成立跨部門評估小組，參考卡拉傑克模型進行分類管理，從而選擇最適合的供應商。
- 數位化採購流程，實現自動化與智能化： 導入電子採購系統或供應鏈協同平台等數位化工具，實現採購流程的自動化和智能化，提高採購效率和透明度。同時，定期進行供應商績效考核，並根據結果進行獎懲，激勵供應商持續改進。
供應商管理：保障企業內部採購流程順暢進行
在企業內部採購流程中，供應商管理扮演著至關重要的角色。有效的供應商管理不僅能確保供應鏈的穩定性和可靠性，降低採購成本，還能提升採購效率和產品品質。對於上市公司而言，完善的供應商管理體系更是內部控制和合規管理的重要組成部分。若沒有良好的供應商管理，可能會導致供應商交貨延遲、物料品質不佳，進而影響公司的生產和運營。
建立合格供應商名錄
建立一份詳細且經過審核的合格供應商名錄 (Approved Vendor List, AVL) 是供應商管理的基礎。此名錄應包含所有通過評估並符合公司標準的供應商。建立 AVL 的步驟包括：
- 尋找潛在供應商：透過行業協會、展會、網路平台等多種管道尋找。
- 初步篩選：審查供應商的資質、信譽，初步評估其技術和商務能力。
- 實地考察：對有潛力的供應商進行現場考察，評估其生產能力、質量控制體系和供應鏈管理水平。
- 樣品測試：要求供應商提供樣品，進行測試以確認其產品符合公司的質量標準。
- 綜合評估：綜合考慮供應商的能力、信譽、價格、服務和風險等因素，進行綜合評估。
供應商評估與選擇
供應商評估是供應商管理的核心環節，透過科學的評估體系，企業可以選擇最適合的供應商，建立長期穩定的合作關係。上市公司在進行供應商評估時，應考慮以下因素：
- 品質 (Quality)：評估供應商的質量管理體系、產品的品質穩定性、以及解決質量問題的能力。
- 成本 (Cost)：分析供應商的報價是否合理，並通過議價爭取更有利的價格。
- 交期 (Delivery)：評估供應商的生產能力、交貨準時率、以及應對突發情況的應變能力。
- 服務 (Service)：評估供應商的售前、售後服務、技術支持、以及溝通協調能力。
- 風險 (Risk)：評估供應商的財務狀況、合規性、以及潛在的供應鏈風險。
為了更客觀地進行供應商評估，企業可以建立供應商評估小組，由採購、品管、研發等部門的人員共同參與。同時，可以參考卡拉傑克模型 (Kraljic Matrix)，根據供應商的風險和利潤潛力對其進行分類管理。
建立供應商關係管理 (SRM) 策略
供應商關係管理 (Supplier Relationship Management, SRM) 是一種用於管理企業與供應商之間關係的策略和系統。它旨在通過與供應商建立長期、穩定的合作關係，實現供應鏈的優化和價值最大化。建立有效的 SRM 策略包括：
- 供應商分級管理：根據供應商的重要性、風險程度和績效表現，將供應商分為不同的級別，並採取相應的管理措施。
- 定期溝通與協作：與供應商保持密切溝通，分享資訊，共同解決問題，建立互信互利的合作關係。
- 供應商績效考覈：定期對供應商的績效進行考覈，並根據考覈結果進行獎懲，激勵供應商持續改進。
- 風險管理：識別和評估供應鏈中可能存在的風險，例如供應商的財務風險、合規風險、以及自然災害等，並採取相應的防範措施。
- 供應商發展：幫助供應商提升技術能力、管理水平和產品品質，實現共同發展。
可以導入電子採購系統或供應鏈協同平台等數位化工具，實現採購流程的自動化和智能化，提高採購效率和透明度。
供應商績效考覈
供應商績效考覈是對供應商的日常表現進行定期監控和考覈。透過績效考覈，企業可以瞭解供應鏈中關鍵供應商的績效，挑選最好的、可信賴的供應商，並與供應商保持良好的合作關係。績效考覈的指標體系通常包括：
- 質量 (Quality)：來料檢驗合格率、產品退貨率、品質改善成果等。
- 交期 (Delivery)：交貨準時率、交貨提前或延遲時間等。
- 價格 (Price)：採購成本、價格競爭力等。
- 服務 (Service)：響應速度、問題解決能力、售後服務等。
企業可以根據績效考覈的結果，將供應商分為不同的等級，並採取相應的管理措施。例如，對績效優秀的供應商給予更多的訂單，對績效不佳的供應商則要求其進行改進，甚至取消其合格供應商資格。
總之，供應商管理是企業內部採購流程中不可或缺的一環。上市公司應建立完善的供應商管理體系，加強與供應商的合作，實現供應鏈的優化和價值最大化，從而提升企業的競爭力和盈利能力。
比價議價：企業內部採購流程的價格博弈
在企業內部採購流程中，比價議價是至關重要的環節。它不僅關乎企業的採購成本，也直接影響著企業的利潤空間。對於上市公司而言，公開、透明、高效的比價議價流程，更是體現企業內部控制和合規性的重要方面。以下將詳細闡述比價議價在企業採購中的實務操作要點：
比價階段：獲取具競爭力的報價
比價的核心目標是從多家供應商處獲取報價，以便進行有效比較。具體操作如下：
- 建立合格供應商名單：首先，企業需要建立一份經過審核的合格供應商名單。這些供應商應具備相應的資質、信譽和供貨能力。
- 發出詢價函：向合格供應商發出詳細的詢價函（Request for Quotation, RFQ），明確說明所需產品或服務的規格、數量、質量標準、交貨時間、付款方式等。詢價函越詳細，收到的報價就越準確。
- 統一報價格式：為了方便比較，應要求供應商按照統一的格式提供報價。這可以通過提供報價單範本來實現。
- 分析報價：收到報價後，採購部門應對報價進行詳細分析，包括價格、付款條件、交貨時間、售後服務等。
- 總成本考量：比價不應只關注單價，更要關注總體擁有成本(Total Cost of Ownership, TCO)，包括運輸、保險、安裝、維護等隱性成本。
議價階段：爭取最佳交易條件
議價是在比價的基礎上，與供應商進行深入溝通，以爭取更有利的價格和交易條件。議價的技巧和策略直接影響最終的採購成本。具體操作如下：
- 準備充分：在議價前，採購人員應充分了解市場行情、供應商的成本結構、以及企業自身的預算。
- 確立議價目標：明確議價的目標，包括價格、付款方式、交貨時間、質量保證、售後服務等。
- 運用談判技巧：運用專業的談判技巧，例如壓力策略、讓步策略、雙贏策略等，爭取最佳的交易條件。
- 尋求多方支持：在必要時，可以邀請技術專家、法律顧問等參與議價，提供專業支持。
- 記錄議價過程：詳細記錄議價過程中的關鍵信息，包括議價時間、地點、參與人員、議價內容、以及最終結果。
案例分析：比價議價的實戰應用
假設某上市公司需要採購一批辦公設備，採購部門通過以下步驟進行比價議價：
- 發出詢價函：向五家合格的辦公設備供應商發出詢價函，詳細說明所需設備的規格、數量和質量要求。
- 分析報價：對收到的報價進行分析，發現A公司的報價最低，但交貨時間較長；B公司的報價略高，但交貨時間較短，且提供更完善的售後服務。
- 議價：與A公司和B公司進行議價，明確表示公司更看重交貨時間和售後服務。
- 達成協議：最終，B公司同意在價格上做出讓步，並保證交貨時間和售後服務質量。採購部門與B公司達成協議，簽訂採購合約。
在這個案例中，採購部門不僅關注價格，還綜合考慮了交貨時間和售後服務等因素，最終選擇了對企業最有利的供應商。
注意事項：
- 保持客觀公正：在比價議價過程中，採購人員應保持客觀公正，避免任何形式的利益衝突。
- 遵守公司規定：嚴格遵守公司的採購制度和流程，確保採購活動的合規性。
- 加強內部控制：建立完善的內部控制機制，防止舞弊行為的發生。
- 及時更新供應商信息：定期更新供應商信息，保持供應商名單的有效性。
- 您可以參考一些公開的資訊，例如政府採購網，瞭解更多比價議價的實務操作 政府電子採購網
通過有效的比價議價，上市公司可以降低採購成本，提高採購效率，增強企業的競爭力。
企業內部採購流程:從需求到簽約的標準化流程. Photos provided by unsplash
合約管理：保障企業內部採購流程的法律合規性
在上市公司的內部採購流程中，合約管理扮演著至關重要的角色。它不僅是保障公司權益的法律工具，更是確保採購活動符合法律法規、降低經營風險的關鍵環節。一個完善的合約管理體系，能夠有效地預防和控制潛在的法律風險，為企業的穩健發展保駕護航。
合約管理的重要性
合約管理的重要性體現在以下幾個方面：
- 降低法律風險：確保合約條款符合法律法規，避免因違約或條款不明確而產生的法律糾紛。
- 保障公司權益：明確雙方權利義務，確保公司在合約履行過程中獲得應有的保障。
- 規範採購行為：建立標準化的合約管理流程，提高採購效率，減少人為錯誤。
- 提升供應商管理水平：通過合約條款約束供應商行為，確保供應商提供符合要求的產品和服務.
- 支持內部控制：建立完善的合約審批和簽署流程，加強內部監督，防止舞弊行為。
合約管理的主要流程
一個完整的合約管理流程通常包括以下幾個階段：
- 合約起草：
- 明確合約目的與標的：清楚定義採購的產品或服務，以及期望達成的目標。
- 選用適當的合約範本：根據不同的採購類型，選擇合適的標準合約範本，或諮詢法律專業人士。
- 明確條款細節：詳細列明產品規格、數量、價格、交貨時間、付款方式、驗收標準、違約責任等關鍵條款。
- 合約審閱：
- 法務部門審閱：由公司法務部門對合約條款進行全面審閱，確保其合法合規，並符合公司利益。
- 相關部門會簽：根據合約內容，由財務、技術、採購等相關部門進行會簽，提供專業意見。
- 合約談判：
- 平等協商：與供應商進行充分的溝通和協商，力爭更有利的合約條款。
- 風險評估：評估合約中存在的潛在風險，並與供應商協商降低風險的措施。
- 合約簽署：
- 授權簽署：確保合約由獲得公司正式授權的人員簽署。
- 用印管理：嚴格遵守公司用印管理制度，確保合約用印的合規性。
- 合約歸檔：
- 建立合約檔案：將合約正本及相關文件妥善歸檔，並建立電子檔案備份。
- 設定權限管理：對合約檔案的查閱和修改權限進行嚴格控制.
- 合約履行：
- 追蹤合約執行：定期追蹤合約執行情況，確保供應商按時按質交付產品或服務。
- 異常處理：及時處理合約履行過程中出現的異常情況，並與供應商協商解決方案.
- 合約變更：
- 變更審批：任何對合約條款的變更都必須經過嚴格的審批流程。
- 書面記錄：所有變更必須以書面形式記錄，並由雙方簽字確認.
- 合約爭議解決：
- 協商解決：當發生合約爭議時，首先應嘗試通過友好協商解決.
- 法律途徑：如協商不成，可根據合約約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟解決.
- 合約稽覈:
- 定期稽覈：合約履行完畢時，需要稽覈相關文件是否完整，確保所有交易單據的產生及歸檔.
- 經驗檢討：如有必要時，可以對專案效果進行審核，檢討交易過程中的經驗。
合約管理的關鍵要點
為了確保合約管理的有效性，上市公司應重點關注以下幾個方面：
- 合約範本標準化：建立標準化的合約範本庫，涵蓋各類採購活動，並定期更新和完善。
- 明確審批權限：根據合約金額和重要性，設定不同的審批權限，確保重要合約由高層管理人員審批。
- 強化法務審閱：所有合約在簽署前必須經過法務部門的嚴格審閱，確保其合法合規。
- 建立風險評估機制：在合約談判階段，對潛在風險進行全面評估，並採取相應的防範措施。
- 實施數位化管理：導入合約管理系統，實現合約資訊的集中管理和流程的自動化，提高管理效率。 像是 LegalSign.ai 就有提供相關的服務。
- 加強員工培訓：定期對採購人員和相關部門員工進行合約管理培訓，提高其法律意識和風險意識。
總之，完善的合約管理是上市公司規範採購行為、降低法律風險、保障自身權益的重要保障。通過建立標準化的合約管理流程，加強內部控制，並藉助數位化工具，企業可以有效地提升合約管理水平，為實現可持續發展奠定堅實的基礎。
| 主題 | 說明 |
|---|---|
| 合約管理的重要性 |
|
| 合約管理的主要流程 |
|
| 合約管理的關鍵要點 |
|
需求申請：啟動企業內部採購流程
在企業內部採購流程中，需求申請是首要且關鍵的步驟。它不僅是啟動整個流程的起點，更是確保採購活動符合企業實際需求，有效控制成本，並最終實現企業戰略目標的基礎。對於上市公司而言，一個規範、透明、高效的需求申請流程，更是合規運營的重要保障。
需求申請後的流程：合規與效率並重
需求申請的流程，不單單只是填寫一張採購申請單。其中，更需要著重合規性與效率，具體說明如下：
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需求提出
公司各部門根據實際業務需求，明確提出採購申請。申請人應詳細描述所需物品或服務的規格、數量、品質要求、預算、用途等信息。
為了確保需求描述的準確性，申請人可能需要提供相關的技術參數、市場調研報告或產品說明書。明確的需求描述有助於採購部門更準確地理解需求，減少後續溝通成本和採購錯誤。使用數位採購表單或ERP請購模組，統一需求提交流程，避免人為遺漏與流程混亂。 -
需求審核
採購部門或相關部門（如財務部、技術部等）對採購申請進行嚴格審核。 審核的重點包括：
- 需求合理性：確認提出的需求是否真實反映業務需要.
- 需求必要性：評估該項採購是否為達成業務目標所必需.
- 預算符合性： 檢查申請金額是否在預算範圍內，有無超預算.
- 合規性： 審核採購是否符合公司內部的採購政策和相關法律法規.
審核過程中，可以建立一套分級審批制度，根據採購金額大小設定不同的審批權限。超過一定金額的採購申請，需要由更高層級的管理人員進行審批，以加強風險控制。 導入採購申請系統或將審核與預算表單綁定，沒有預算不得發起採購。表單內應自動核對年度預算餘額，並可選擇預留、追加、或調整科目，同時自動通知財務人員。
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需求確認
審核通過後，採購部門應與需求部門進行充分溝通，確保雙方對採購需求達成一致。如有必要，可以召開需求確認會議，邀請相關部門的代表參加，共同討論和確認採購細節。
為了確保需求的可追溯性，應詳細記錄需求確認的過程和結果. 需求確認後，應將最終確認的需求信息錄入採購管理系統，作為後續採購活動的依據.
需求申請單的設計要點
一份好的需求申請單，能夠幫助企業更有效率的完成採購：
- 清晰明確的欄位：申請單應包含必要的欄位，如申請部門、申請人、申請日期、物品/服務名稱、規格型號、數量、單位、預計單價、總價、用途說明、預算科目等.
- 標準化的填寫規範： 制定申請單的填寫指南，明確各個欄位的填寫要求，確保信息的準確性和完整性.
- 便捷的提交方式： 採用線上申請系統，方便員工隨時隨地提交申請，提高工作效率.
- 自動化的審批流程： 設置自動化的審批流程，根據不同的採購金額和物品類別，將申請單自動提交給相應的審批人.
- 完善的追蹤功能： 提供申請單的狀態追蹤功能，讓申請人可以隨時瞭解申請進度.
通過以上步驟，上市公司可以建立一個規範、高效、透明的需求申請流程，從源頭上控制採購風險，提升採購效率，最終實現企業價值的最大化.
企業內部採購流程:從需求到簽約的標準化流程結論
綜上所述，企業內部採購流程:從需求到簽約的標準化流程，對於上市公司而言，不僅僅是降低成本的手段，更是提升效率、強化合規的重要途徑。 從需求申請的嚴謹把關，到供應商管理的策略佈局，再到比價議價的價格博弈，以及合約管理的法律合規，每個環節都環環相扣，缺一不可。 透過本文的實務指南，
想要進一步瞭解如何優化您的採購流程，或者有任何水電工程、商業空間規劃的需求？
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企業內部採購流程：從需求到簽約的標準化流程 常見問題快速FAQ
問題1：上市公司內部採購流程中，供應商管理為何如此重要？
在上市公司內部採購流程中，供應商管理至關重要。有效的供應商管理不僅確保供應鏈的穩定性和可靠性，降低採購成本，還能提升採購效率和產品品質。對於上市公司而言，完善的供應商管理體系更是內部控制和合規管理的重要組成部分。若沒有良好的供應商管理，可能會導致供應商交貨延遲、物料品質不佳，進而影響公司的生產和營運。
問題2：在比價議價階段，除了價格之外，還需要考慮哪些因素？
在比價議價階段，除了價格之外，還需要綜合考慮總體擁有成本（TCO），包括運輸、保險、安裝、維護等隱性成本。此外，交貨時間、付款條件、質量保證、售後服務等都是需要考量的因素。最終目的是選擇對企業最有利的供應商，而不僅僅是價格最低的。
問題3：合約管理在企業內部採購流程中扮演什麼角色？為什麼重要？
在上市公司的內部採購流程中，合約管理扮演著至關重要的角色。它不僅是保障公司權益的法律工具，更是確保採購活動符合法律法規、降低經營風險的關鍵環節。一個完善的合約管理體系，能夠有效地預防和控制潛在的法律風險，為企業的穩健發展保駕護航。
